Tekstledelse, tak!

Også i ministerier og styrelser er der fokus på at effektivisere arbejdsgange og sikre at medarbejderne bruger deres sparsomme tid bedst muligt. Et oplagt sted at sætte ind er dér, hvor der bliver brugt mange timer: Notatskrivningen. Digitaliseringsstyrelsen er gået foran. Virksomheder, kommuner og organisationer kan med fordel tage tråden op.

Af Kell Jarner Rasmussen

I dag er medarbejderne i Digitaliseringsstyrelsen ikke i tvivl om, hvordan et notat skal skæres. Og det er vigtigt, fordi det sparer tid. Ikke kun ved tastaturet, men også på ledelsesmøderne og i de politiske fora, hvor notaterne bruges som grundlag for at træffe beslutninger.

Sådan har det ikke altid været. Før sad frustrationerne ofte uden på tøjet i styrelsen. Notater blev sendt op og ned i hierarkiet, fordi der manglede klarhed om, hvad notatet skulle medføre af beslutninger i sidste ende. Andre notater rummede kolossale mængder af overflødig og teknisk tekst, som skribenten kunne have sparet sig – afsnittet sidst på side fire var måske alt, der var brug for.

For at finde ind til problemets kerne og finde en god model for fremtidens notatskrivning, søgte styrelsen konsulentbistand hos Rhetor.

En foranalyse afslørede at en del af problemet var sprogligt: indforståede fagbegreber, kryptiske forkortelser, kringlede sætninger. Altså en helt klassisk problemstilling, hvor dygtige fagfolk skriver ud fra deres eget perspektiv og ikke sætter sig i modtagerens – den travle beslutningstagers – sted. Men der var også problemer på andre niveauer.

Rod i skabelonerne

Styrelsen havde flere skabeloner – én når notatet skulle i direktionen som sag, en anden når det indgik som mødemateriale og en helt tredje, når det skulle i departementet. Det viste sig, at kun få brugte skabelonerne, som de var tænkt, nogle brugte dem lidt i flæng, og de blev ofte blandet sammen.

Skabeloner skal skabe ensartethed i notaterne og sikre, at notatet kommer de rigtige spørgsmål igennem – i stedet skabte de forvirring og føltes som en spændetrøje. Mange brugte ikke skabelonens overskrifter som guide i skriveprocessen, men lagde dem ind efter de havde skrevet teksten.

Manglende mod til at lave klare indstillinger

“At skulle lave en indstilling er skræmmende for den nyuddannede akademiker. Så starter man med at beskrive alle detaljer og til sidst konkluderer man, at verden er kompleks.”

Citatet stammer fra et interview med en nøgleperson i styrelsen. Det peger på manglende mod hos medarbejderne til at lægge en vinkel på sagen og anbefale en løsning. Frygten for fejl skaber forsigtighed, der igen skaber uklarhed. Resultatet er lange redegørelser og problematiseringer, frem for konstruktive, begrundede løsninger.

Analysen er ufærdig: Hvor ligger problemets kerne?

“Nogen gange løser vi problemer, som ikke er der.” Citatet stammer fra en kontorchef og vidner om, at idérigdom og teknisk snilde kan løbe løbsk, hvis ikke de bygger på grundig problemanalyse. Den manglende analyse kan i værste fald resultere i beslutninger og investeringer, som der reelt ikke er brug for. .

“Problem” var første overskrift i de eksisterende skabeloner. Tanken er, ligesom i den gode akademiske opgave, at notatets vinkel på sagen skal afgrænses snævert af problemformuleringen. Men foranalysen viste, at problemformuleringerne ofte var for brede eller slet ikke afgrænsede et problem. Og ofte behandlede notaterne op til flere problemer, som slet ikke var formuleret.

Tekstledelse er nøglen

De tre problemer, der er gennemgået ovenfor, kan ikke alene løses ved at sende medarbejderne på kursus i skriftlig kommunikation. Kurser kan være en del af løsningen, og har også været et element i Digitaliseringsstyrelsen. Men det, der gør for alvor en forskel, er tekstledelse.

Der ikke noget at sige til, at en ung akademisk medarbejder har svært ved at lægge en vinkel på sagen og lave en klar indstilling. Det er nemlig let at ramme forkert, hvis man ikke kender dagsordenen i de højere ledelseslag og det politiske system.

Her har cheferne en bedre føling, og det er derfor indlysende, at en del af ledelsesopgaven består i at sætte notatet på sporet, bl.a. ved at give indspark til den rette problemformulering.

Når først problemet står klart, så skriver løsningen nemmere sig selv. Hver gang en chef investerer 10 minutter i en god bestilling af et notat, vil medarbejderen spare timer på skriveprocessen og chefen spare tid på at der ikke kommer for mange tilbageløb.

For at styrke tekstledelsen har Digitaliseringsstyrelsen udviklet et værktøj, som understøtter chefens feedforward ved bestillingen af notatet. Kontorcheferne har været med til at udvikle værktøjet og er trænet i at bruge det.

En anden del af ledelsesopgaven er at formulere kravene til notatet klokkeklart. I Digitaliseringsstyrelsen har direktionen og chefgruppen udviklet et fast koncept for notaterne. Konceptet rummer én fast skabelon og principper for bl.a. problemformulering, argumentation og længde. Denne skabelon anvendes af alle uanset formål – og både skribenter og læsere bliver dermed trænet i at skrive og læse teksterne, hvilket bidrager til en mere effektiv hverdag.

Konceptet er enkelt – og dermed muligt at lede ud fra.

Vil I også styrke jeres tekstledelse?

I Rhetor holder vi kurser, hvor I lærer at skrive klare og velargumenterede tekster, der kan forstås uden en længere forklaring. Læs mere om kurset Skriv til beslutning eller kontakt os, hvis I er interesseret i at høre mere.