Holder I tungen skævt i munden – eller skriver I jer ind i problemerne?

Tekst-skrift-balancen

Der er flere balancer, som skal holdes i en organisation. Chefen skal sikre balancen mellem indtægter og udgifter, og du kender måske til den svære kunst at jonglere med work-life-balancen. I dette blogindlæg præsenterer vi dig for en ny balance, som de færreste er opmærksomme på: Tale-skrift-balancen.

Den er afgørende for en organisations måde at virke på; hvis kulturen tipper over kan den udvikle sig til et skrifthelvede eller en snakkeklub. Begge dele koster dyrt i ineffektive arbejdsprocesser og elendige beslutninger.

Vi tager dig gennem scenarierne, og hvis du kan genkende din arbejdsplads i beskrivelsen, viser vi dig, hvad du kan gøre for at sikre balancen.

Skrifthelvedet

Skrifthelvedet er indrettet med lange gange med rækker af døre, som fører ind til små kontorer med hvert deres skrivebord, computer og medarbejder. Den gennemgående lyd er klakken fra tastaturer.

Her hersker kontorcheferne gennem de røde penne. De gode ideer og farverige formuleringer, som overlever selvcensuren, slettes af chefen, hvis fornemmeste opgave er at afværge fejl og sikre overholdelsen af regler og procedurer. Et gennemgående plusord er ‘seriøsitet’. At skrive i aktivt sprog og bruge metaforer kaldes for ‘journalistik’. Det er ikke positivt ment.

Medarbejdernes tid går med at forberede møder for ledelsen. Til hvert mødepunkt udarbejdes notater, som ledelsen typisk skimmer. De fylder i gennemsnit otte A4-sider og munder ud i konklusioner som: “Problemstillingen er kompleks og kræver yderligere analyse.”

Arbejdsprocessen bag notaterne er præget af iterationer, dvs. de gennemlæses på hvert chefniveau, og ofte sender en chef den tilbage nedad i hierarkiet med rettelser og spørgsmål, som indarbejdes i teksten på et lavere niveau. Herpå sendes den opad i kæden igen. Sådan kan et notat let cykle 3-4 gange op og ned i hierarkiet, før det vedlægges dagsordenpunktet i godkendt stand.

Og så går der tid med det.

Snakkeklubben

Snakkeklubben er er indrettet med storrumskontorer, hvor enkelte medarbejdere sidder foran deres computere; de øvrige står eller sidder i klynger og snakker om løst og fast.

På en etage er der indrettet et lyst rum med pøller, tavler, tusser og post-it-sedler. Her råder HR-konsulenterne; blandt temaerne er positiv tænkning, mindfullness og ledelsesteorier af angivelig indiansk oprindelse.

De fleste gode ideer udvikles reelt ved kaffemaskinerne for derefter at blive solgt med stor gennemslagskraft på det næstfølgende møde.

Det kan sagtens lade sig gøre, fordi der holdes et utal af møder, hvor ingen kender dagsordenen, fordi den aldrig er skrevet ned. Derfor består møderne ofte af hyggesnak, faglige drøftelser eller, som nævnt, oplæg fra denne eller hin karismatiker, som har en idé at sælge.

De fleste gode ideer huskes som et sus gennem mødelokalet; hold da op, hvor er han skarp, nøj, hun kan da løfte loftet.

Det man ikke hører er medarbejderens suk, når ideen skal implementeres. Hvad var det helt præcis, det gik ud på, og er der afsat midler til det?

Intet af det fremgår af referatet, og når medarbejderen vil spørge, er chefen taget til møde ude i byen.

Og så går der tid med det.

Tale og skrift – to slags klogskab

Tale og skrift har hver sine forcer. Vel brugt fremmer de hver sin form for ‘klogskab’; i balance kan de få en gruppe mennesker til at præstere langt ud over summen af individernes evner. Skriften fremmer analyse og struktur, talen iderigdom og empati; sammen kan de bygge bro mellem fornuft og følelser.

Det begavede spørgsmål er nu, om vi bruger talen og skriften til det, de hver for sig er bedst til. Formår vi at balancere dem, så vi får både analyse- og eksekveringskraft? Ofte er det modsatte tilfældet. Her får du tre gode råd til hvad du kan gøre i praksis.

Tre steder, hvor du kan sikre tale-skrift-balancen i din organisation

1. Ledertalen

Alt for mange ledere er elendige talere – til gengæld taler de ofte uafbrudt. Lær dem at foreberede sig på skrift, også til de små, uformelle taler, fx på morgenmødet. Det behøver ikke at tage mere end 10-15 minutter at gennemtænke formål, fokus, eksempel og evt. vaccine mod indvendinger.

2. Mødet

Dårlige møder er en af de helt store tidsrøvere. Styrk mødekulturen – indfør korte, skriftlige mødeoplæg, som formulerer problem og forslag til løsning. Lær mødelederne at facilitere dialogen, så den holder sig på sporet. Skriv beslutningsreferater.

3. Klagesager

Skriftlige klagesager kan udvikle sig til årelange mareridt for visse virksomheder. Giften skyldes at kunden eller borgeren læser djævlen ind mellem linierne. Grib telefonen eller foreslå et møde, før klageren forvandler sig til kværulant. Dialogen afslører ofte, hvor skoen egentlig trykker.

I Rhetor holder vi kurser, hvor du lærer at balancere mellem mundtlighed og skriftlighed; hvordan du faciliterer møder, skriver indstillinger eller kreerer den gode tale. Læs mere om kurset Skriv til beslutning eller kontakt os, hvis du er interesseret i at høre mere.

Er du leder, taleskriver eller måske bare interesseret i retorik? Så kan du læse mere om vores årlige konference ‘Logograf’, der i år handler om at bruge talen som ledelsesredskab. Læs mere her.